اهمیت نگهداری دفتر صورتجلسات هیأت مدیره شرکت
اهمیت نگهداری دفتر صورتجلسات هیأت مدیره شرکت
تأسیس یک بیزینس، چه تحت قانون شرکت‌های انتاریو (OBCA) و چه تحت قانون شرکت‌های کانادا (CBCA)، گامی مهم در ایجاد ساختار قانونی و عملیاتی یک شرکت محسوب می‌شود. اما ثبت شرکت تنها آغاز راه است. هر شرکتی که تحت هر یک از این قوانین تأسیس می‌شود، از نظر قانونی موظف است که سوابق فعالیت را نگهداری و به روزرسانی کند. این سوابق معمولاً در مجموعه‌ای به نام دفتر صورتجلسات هیأت مدیره شرکت (Minute Book) نگهداری می‌شوند.
دفتر صورتجلسات هیأت مدیره شرکت، رکورد رسمی اسناد قانونی پایه ای و جاری شرکت است. این دفتر معمولاً شامل اساسنامه شرکت، آیین نامه‌های داخلی، مصوبات سازمانی، دفاتر ثبت اسامی مدیران، افسران و سهام داران، گواهی‌های سهام، دفتر سهام داران، نسخه ای از اظهارنامه های سالانه ثبت شده، و صورتجلسات یا مصوبات کتبی جلسات سهام داران و مدیران است. همچنین ممکن است شامل توافق نامه‌های بین سهام داران، صورت‌های مالی، اطلاعیه های تغییر، و هرگونه تصمیمات شرکتی گرفته شده در طول زمان نیز باشد. این اسناد، سابقه قانونی و چارچوب مدیرتی شرکت را تشکیل می‌دهند و باید درادرس ثبت شده شرکت یا محلی تعیین شده توسط مدیران نگهداری شوند.
نگهداری صحیح و به روز دفتر صورتجلسات نه تنها یک الزام قانونی است، بلکه از نظر عملی نیز بسیار ضروری است. در انتاریو و همچنین تحت قانون فدرال، عدم نگهداری این اسناد می‌تواند به مشکلاتی در زمینه انطباق قانونی، جریمه‌های اداری، و حتی مسئولیت احتمالی مدیران منجر شود. از منظر عملی نیز، نبود دفتر صورتجلسات کامل و به روز در زمان‌هایی مانند دریافت تأمین مالی، برنامه ریزی مالیاتی، انجام معاملات تجاری، صدور یا انتقال سهام، یا تعامل با سرمایه گذاران یا خریداران احتمالی، باعث ایجاد مشکلات جدی خواهد شد. مؤسساتی مانند بانک‌ها، حسابداران، و وکلا معمولاً برای ارزیابی ساختار و مشروعیت شرکت، دفتر صورتجلسات آن را درخواست و بررسی می‌کنند.
هر دو قانون شرکت‌های انتاریوو شرکت‌های کانادا ، شرکت‌ها را موظف می‌کنند که سوابق خود را به روز نگه دارند. به ویژه، مدیران وظیفه امانت داری دارند که اطمینان حاصل کنند شرکت با الزامات قانونی، از جمله نگهداری سوابق، مطابقت دارد. سهل انگاری در این امر می‌تواند به عنوان ضعف در مدیرت تلقی شود و در موارد جدی، ممکن است اعتبار اقدامات شرکت را زیر سوال برده و آن را در معرض ریسک های غیرضروری قرار دهد.
در سال‌های اخیر، تغییرات در قوانین شفافیت شرکتی الزامات بیشتری را برای شرکت‌ها ایجاد کرده‌اند. به ویژه، بر اساس اصلاحات قانون شرکت‌های انتاریو که از تاریخ ۱۳ ژوئن ۲۰۱۹ اجرایی شده‌اند، تمام شرکت‌های فدرالی موظف اند دفتر ثبت افراد دارای کنترل قابل توجه (ISC Register) را نگهداری کنند. این دفتر باید هر فردی را که به طور مستقیم یا غیرمستقیم مالک، کنترل کننده یا دارای نفوذ مؤثر بر ۲۵٪ یا بیشتر از سهام شرکت باشد، شناسایی کند. اطلاعاتی مانند نام، آدرس، تاریخ تولد، حوزه مالیاتی، نحوه اعمال کنترل، و تاریخ شروع یا پایان کنترل باید در این دفتر ثبت شود. این دفتر باید حداقل سالی یک بار به روزرسانی شده و در صورت آگاهی شرکت از تغییر، ظرف ۱۵ روز اصلاح گردد. عدم رعایت این الزام، تخلف محسوب شده و می‌تواند به جریمه‌هایی برای شرکت، مدیران و افسران آن منجر شود.
اگرچه شرکت‌های انتاریویی فعلاً مشمول الزام ثبت دارای کنترل قابل توجه تحت شرکت‌های انتاریو نیستند، اما دولت انتاریو قصد دارد قوانین مشابهی را اتخاذ کند. بنابراین به شرکت‌های انتاریویی قویاً توصیه می‌شود از هم‌اکنون اطلاعات مالکیت خود را به گونه ای ثبت و نگهداری کنند که با استانداردهای فدرال مطابقت داشته باشد، به ویژه در مواردی که مالکیت به صورت غیرمستقیم از طریق دیگر شرکت ها یا تراست‌ها انجام می‌شود.
یکی دیگر از زمینه‌های مهم که اغلب مورد غفلت قرار می‌گیرد، مربوط به مالکیت املاک و مستغلات است. طبق قانون شرکت‌های انتاریو، شرکت‌ها موظف اند که ثبت املاک را در دفتر صورتجلسات هیأت مدیره شرکت خود داشته باشند، که شامل مشخصات حقوقی هر ملک، اطلاعات ثبتی، آدرس شهرداری، تاریخ خرید و فروش، و سند مالکیت یا انتقال می‌باشد. شرکت‌های ثبت شده فدرالی نیز طبق الزامات قانونی و رهنمودهای اداره شرکت‌های کانادا، موظف اند سوابق مشابهی را نگهداری کنند.
در عمل، عدم نگهداری دفتر صورتجلسات می‌تواند پیامدهای قابل توجهی داشته باشد. شرکت‌هایی که قادر به ارائه دفتر صورتجلسات کامل و به روز نیستند ممکن است با تأخیر در بستن معاملات، دشواری در اثبات مالکیت یا اختیارات مدیریتی، مشکلات مالیاتی، و حتی خطرات حقوقی مواجه شوند. تلاش برای بازسازی دفتر صورتجلسات پس از گذشت سال ها، هم پرهزینه و هم زمان بر خواهد بود، و در بسیاری از موارد، بازیابی کامل تاریخچه قانونی شرکت ممکن نخواهد بود.
الزام به نگهداری دفتر صورتجلسات محدود به شرکت‌های بزرگ یا عمومی نیست. حتی شرکت‌های خصوصی کوچک با یک سهام دار نیز باید از این الزامات قانونی تبعیت کنند. قانون بین اندازه یا پیچید گی کسب وکار تفاوتی قائل نمی‌شود. همه شرکت‌ها، چه ثبت شده در سطح استانی یا فدرالی، مشمول این تعهدات قانونی هستند.
اگر در شرکت شما تغییراتی مانند ورود سهام دار جدید، تغییر مدیران، صدور سهام جدید، تغییر آدرس ثبت شده، یا خرید املاک رخ داده است، این موارد باید به‌درستی در دفتر صورتجلسات ثبت شوند. ما همه موکلین شرکتی را تشویق می‌کنیم که سوابق خود را به صورت سالانه بازبینی کرده و در صورت نیاز به کمک برای به روز رسانی دفتر صورتجلسات یا درک الزامات قانونی جدید، با دفتر ما تماس بگیرند.
